כיצד לשפר את הקריאות של מסמך Word?
על מנת לשפר את הקריאות של מסמך Word, חשוב להשתמש בשפה המתאימה, לארגן היטב את מסמך ה- Word ולעצב היטב את מסמך ה- Word שלך.
עיבוד תמלילים הוא חלק מחיי היומיום. ממסות ועד חידושים לעבודה, אתה משתמש כל הזמן בתוכניות עיבוד תמלילים כדי להקליד מסמכים חשובים. לא משנה מה זה, עליכם לוודא שניתן לקרוא אותו בקלות. אם הקורא שלך חושב שהמסמך קשה מדי לקריאה או להבנה, יתכן שהוא לא יקרא את כל זה, דבר שעלול להזיק. על מנת לשפר את הקריאות של מסמך Word, חשוב להשתמש בשפה המתאימה, לארגן היטב את מסמך ה- Word ולעצב היטב את מסמך ה- Word שלך. אם יש לך מסמך וורד ברור וקל לקריאה, יש יותר סיכוי לעסוק בתוכן שלך, ולא רק בעיצוב שלך.
שיטה 1 מתוך 3: שימוש בשפה המתאימה במסמך ה word שלך
- 1כתוב במשפטים ברורים ופשוטים. נסו להישאר עם רעיון אחד בכל משפט כדי שלא תבלבלו את הקורא. זה יהפוך את המשפטים שלך לקלים להבנה ולעקוב אחר הרעיון או המשפט הבא.
- 2השתמש במילה אחת או שתיים בהברות. נסה להימנע מיותר מדי שלוש מילות הברה, שכן זה יכול להיות מבלבל עבור הקורא וקשה יותר לעקוב אחריו. שמור על דבריך שקופות ככל האפשר.
- אם אתה כותב יצירה אקדמית יותר, זה יכול להיות רעיון טוב להשתמש במילים ארוכות יותר; עם זאת, שמור על דבריך ברורים וישירים ככל האפשר, גם אם הם ארוכים יותר.
- 3מעבר בין חלקים שונים במסמך word שלך. מילות מעבר כמו "ראשית", "עם זאת" או "לכן" יכולות לספר לקורא שלך כיצד חלקים מהמסמך קשורים זה לזה. זה יכול לעזור להם לעבור בין משפטים ובין פסקאות ביתר קלות.
שיטה 1 מתוך 3: שימוש בשפה המתאימה במסמך ה word שלך. - 4כתוב בקול הפעיל. בכל משפט, וודא שהנושא שלך תמיד עושה פעולה, ולא מבצעים פעולה. לדוגמה, כתוב "סאלי זרק את הכדור", ולא "הכדור נזרק על ידי סאלי."
- 5שמור על פסקאות שניתן להרחיק. הקוראים שלך צריכים להיות מסוגלים להציג את המסמך ולהבין את הנקודה של כל פיסקה או פרק באופן מיידי. אם אתה כותב בקול פעיל, זה צריך להיות קל לעשות.
שיטה 2 מתוך 3: תכנן היטב את מסמך ה word שלך
- 1יש גודל שוליים עקבי. גודל השוליים סטנדרטי הוא 1" מסביב. לפעמים, מסמך יכול להיות שולי גדול בצידי או העליון, תלוי הכותרת העליונה והתחתונה של מסמך.
- 2השתמש במרחב לבן במסמך במודע. שקול להשתמש בכותרות, ברשימות או בפסקאות קצרות יותר כדי להדגיש את החלל הלבן. זה עוזר להפנות את תשומת ליבו של הקורא לדברים שאתה רוצה שישימו לב אליהם.
- 3השארת את היישור המותאם לאורך כל הדרך. הבדיקה שלך צריכה להיות מוצדקת בצד שמאל של הדף ובעלת שוליים ימניים מרופטים. זהו הסטנדרט עבור מרבית המסמכים ועוזר לקוראים לעקוב אחר המסמך שלך בקלות.
- יישור ממורכז יכול לפעמים להיות שימושי להדגשת כותרות או רשימות. חשוב על השימוש במרחב לבן כאשר מחליטים להשתמש ביישור מרוכז עבור חלקים ממסמך ה- Word שלך.
זה לא תמיד סטנדרטי, אבל יכול לשפר את הקריאה, במיוחד במסמכים עם הרבה טקסט. - 4שקול את מספר סוגי המרווחים. ניתן לתכנן רווחים על ידי פיסוק, גודל שוליים, קו או לפי פיסקה. כל סוג של רווחים עשוי להיות מתאים לסוגים שונים של מסמכי Word.
- מרווח הפיסוק הוא כאשר אתה כולל רווח אחד או שניים לאחר הפיסוק. זה לא תמיד סטנדרטי, אבל יכול לשפר את הקריאה, במיוחד במסמכים עם הרבה טקסט.
- מרווח הקווים הוא בדרך כלל רק יחיד או כפול. בדרך כלל נדרש ריווח כפול לכתיבה אקדמית, מכיוון שמקל על הכנסת הערות ותיקונים. עם זאת, מסמכים עסקיים אופייניים הם בעלי רווח אחד.
- רווח בין פסקאות כולל שורה ריקה בין פסקאות כדי לפרק את הטקסט. זה משמש לרוב למסמכים עסקיים המרווחים באופן יחיד כדרך מעבר.
שיטה 3 מתוך 3: ארגן את מסמך המילים שלך בצורה ברורה
- 1השתמש בסגנון גופן וגודל מתאימים. גודל הגופן הסטנדרטי הוא 12 נקודות. לעתים קרובות קשה לקרוא גופן קטן בהרבה מזה, לכן נסו לא להקטין את הגופן שלכם כך שהקורא לא יוכל לקרוא את המסמך.
- 2השתמש בסגנון גופן מתאים. למסמך רשמי או עסקי, השתמש בגופן נפוץ ורציני כגון Arial או Times New Roman. כשאתה כותב לחבר או בן משפחה, אתה יכול להשתמש בגופן פחות רציני, אך ודא שהתוצאה הסופית עדיין קריאה.
- 3השתמש בטקסט שחור. יש להשתמש בטקסט צבעוני רק כדי להדגיש מילים. אל תשתמש בצבעי ניאון, או במספר צבעים באותה מילה.
- 4כתוב רשימות או תבליטים ממוספרים כדי להדגיש היבטים של מסמך המילים שלך. אם סדר חשוב, השתמש ברשימה ממוספרת; אם לא, כדורים עשויים להיות האופציה הטובה יותר. בשני המקרים צריך להיות סדר הגיוני ברור לרשימה, כך שזה לא נראה שרירותי בעיני הקורא שלך.
לפעמים, למסמך עשויים להיות שוליים גדולים יותר בצדדים או בחלקו העליון, תלוי בכותרת התחתונה ובכותרת התחתונה של המסמך. - 5סיים כל רשימה או תבליט עם נקודה אם זה משפט שלם. זה יוודא שהקורא שלך מבין שזו מחשבה שלמה. אם זה לא משפט שלם, וודא שהוא מתחבר לסעיף הקודם או לכותרת בצורה ברורה.
- 6השתמש באותיות רישיות בכל רשימת תבליטים או מספרים. מסמכי Word בדרך כלל יעשו זאת עבורך באופן אוטומטי. כל שורה או תבליט תמיד צריכים להתחיל באות גדולה, גם אם מדובר בהמשך לסעיף הקודם.
- 7השתמש בבנייה מקבילה עבור הכדורים או המספרים שלך. התחל כל כדור או מספר בפועל פעיל או השתמש בעקביות ברצף שם-שם. אם הכדורים שלך הם מספרים אינם עקביים, זה יהיה מבלבל עבור הקוראים שלך.
- 8השתמש בכותרות במידת הצורך. כותרות יכולות לעזור להבחין בין נושאים או חלקים במסמך Word שלך. זה יכול לעזור לקוראים בעת דילוג על המסמך. בנוסף, כותרות יכולות להיות דרך נהדרת להציג רשימות עם תבליטים או מספרים.
קרא גם: איך לתאר ולהביע תחושה בסיפור?
תגובות (1)
- מדריך מצוין לאנשים הכותבים מדריכים. ברצוני לראות קישור לדף זה באתר המדריך. תודה.
