איך כותבים דוח שבועי?
הדרך הקלה ביותר לכתוב דוח שבועי היא לדגם את הדו"ח על פי דוגמאות של דוחות קודמים. תן עדיפות לנקודות החשובות ביותר והכלל אותן בשלב מוקדם. דאג ליצור כותרות וכותרות משנה יעילות ולשמור על שפה ברורה ותמציתית לכל אורכו. הגה הגהה על הדוח שלך לאחר שתסיים כך שהוא יהיה נקי משגיאות רשלניות. למידע נוסף על אופן הארגון, העיצוב והכתיבה של הדוח השבועי שלך, גלול מטה!
הדרך הקלה ביותר לכתוב דוח שבועי היא לדגם את הדו"ח על פי דוגמאות של דוחות קודמים.
דוחות שבועיים נפוצים בסביבות עסקיות וקמעונאיות רבות, כמו גם בפרויקטים של מחקר והתמחות. כתוב דוח שבועי מוצק, כך שלממונים עליכם יהיה מושג ברור איזה סוג של התקדמות עשיתם.
חלק 1 מתוך 3: ארגון המידע שלך
- 1זהה את מטרת הדוח שלך. אמנם ייתכן שתידרש להגיש דוחות שבועיים כחלק מתפקידי התפקיד שלך, אך שמירת תפקידך אינה המטרה לדוח עצמו. קביעת הסיבה מדוע מעבידך מעוניין בדוחות שבועיים תעזור לך להחליט בדיוק איזה מידע צריך להיכנס אליו, ואילו פריטים הם החשובים ביותר.
- בדרך כלל הדו"ח שלך אמור לעדכן את המנהלים על מצב הפרויקטים שלך או לסייע להם בקבלת החלטות.
- לדוגמא, אם אתה מנהל חנויות קמעונאיות, ייתכן שתידרש להגיש דוחות שבועיים המסכמים את מכירותיך לשבוע. המעסיק שלך משתמש בדוח זה כדי להעריך ביצועים, נקודות מחיר והזמנות בחנות שלך.
- אם אתה מגיש דוחות שבועיים להתמחות או פרויקט מחקר, המטרה היא להראות למעסיק או המדריך שלך כמה התקדמת עשית ולשתף פריצות דרך וגילויים גדולים.
- 2קבע מי יקרא את הדוח שלך. זיהוי הקהל שלך הוא קריטי לתכנון הדוח שלך. מבלי לדעת מי יקרא את הדוח שלך (ולמה), אין לך שום דרך לדעת איזה מידע הוא החשוב ביותר.
- הכרת הקהל שלך מסייעת לך גם להבין כיצד לכתוב את הדוח שלך ובאיזה סוג שפה להשתמש. לדוגמה, היית כותב דוח אחר לגמרי אם הקהל שלך היה קבוצה של ילדים בני חמש מאשר אם אתה כותב אותו למנהלים של תאגיד גדול.
- אתה גם מקבל מושג טוב יותר על מה הקהל שלך כבר יודע, ומה אתה צריך כדי להסביר יותר לעומק או לספק משאבים נוספים. לדוגמה, אם אתה כותב דוח שבועי על נושא משפטי שיקרא קבוצת עורכי דין, אין צורך לספק סיכום מעמיק של החוק. עם זאת, סיכום כזה עשוי להידרש אם אתה כותב על הנושא למנהלים או מנהלים ללא הכשרה משפטית.
- אם הדו"ח שלך נדרש בשיתוף עם התמחות, פרויקט מחקר או פעילות בית ספרית אחרת, זכור כי הקהל שלך אינו הפרופסור או המדריך שלך - למרות שאתה עשוי למסור אותו אליו. כדי למצוא את הקהל שלך בהקשר זה, התמקד באופי הפרויקט שלך ובמשמעת שלך כולה.
- 3העדיפו בראש סדר העדיפויות את עיקרי הדוח שלכם. אמנם עליך לשמור על הדו"ח שלך כמה שיותר תמציתי, אך סביר להניח שהקהל שלך לא יקרא את הדו"ח במלואו. כהכרה בכך, עליך להציב את המידע החשוב ביותר, או את השורה התחתונה, בתחילת הדוח שלך.
- לדוגמה, אם מטרת הדוח שלך היא להשוות ולהבדיל בין שלושה מותגי ציוד שונים ולהמליץ על זה שלדעתך עדיף שהחברה תשתמש בו, המסקנה שלך צריכה להתקדם. אז אתה יכול להמשיך ולהסביר מדוע.
- באופן כללי, אתה רוצה שהעמוד הראשון בדוח שלך יכלול סיכום של תוצאות, המלצות או מסקנות. השתמש בשאר הדו"ח כדי לחפור עמוק יותר, והקוראים ילכו רחוק יותר אם הם חשים צורך או רוצים להרחיב את הבנתם לגבי הממצאים שלך.
כיצד אוכל לכתוב דוח שבועי על תערוכה? - 4היה מודע ל"גורל "האופייני של הדוח שלך. ברוב המקרים, נדרשים דוחות שבועיים מסיבות של רישום, והם יוגשו בהתאם. לא מקובל לקרוא דו"ח שבועי לאורך כל ההקשרים, ולא צריך לצפות שזה יקרה.
- עם זאת, אל תשתמש בזה כתירוץ כדי לזייף את דרכך בדוח שלך או להפוך לעבודה מרושלת באיכות ירודה. הדוח שלך אמור לשקף אותך ואת מוסר העבודה שלך. סביר להניח שניתן יהיה לשים לב לדיווח מרושל, ואומר "ידעתי שאתה לא מתכוון לקרוא אותו" אינו תירוץ למוצר עבודה חסר כל.
- למרות שאתה רוצה שהדוח בכללותו יהיה איכותי וכתוב היטב, התמקד במיוחד בחלקי הדוח שהקהל שלך קרוב לוודאי יקרא. זה בדרך כלל סיכום ההנהלה שלך והמסקנות או ההמלצות שלך. אלה צריכים להיות ללא רבב.
- זכור כי המעסיק שלך לא מצליח לקרוא את הדוח שלך כי לא אכפת לו, או בגלל שהוא לא חשוב. אנשים בתפקידי ניהול או מנהלים בכירים עסוקים מאוד, והם מיומנים באיסוף המידע הדרוש להם כדי לקבל החלטה ביעילות. הם לא יקראו את כל הדו"ח אלא אם כן יצטרכו - אבל הם ישמרו אותו למקרה שירצו לחזור ולהסתכל עליו שוב מאוחר יותר.
חלק 2 מתוך 3: עיצוב הדוח שלך
- 1בקש דוגמאות. לחברות רבות יש פורמט סטנדרטי לדוחות השבועיים שלהן, והמנהלים או המנהלים עשויים להיות רגילים לקבל את המידע שלהם כך. שימוש בפורמט אחר עלול לגרום לתסכול ובלבול.
- זה חשוב במיוחד עם דוחות מכירות. מנהלים מתרגלים להציץ בדוח ולדעת היכן בדף תהיה דמות או פיסת מידע מסוימת. אם אתה משתמש בפורמט אחר, הדוח שלך יהיה חסר תועלת כמעט עבורם מכיוון שהם יצטרכו לקרוא אותו בפועל כדי למצוא את מה שהם צריכים.
- שוחח עם עוזרי המינהל וגלה אם יש תבנית בה אתה יכול להשתמש לעיצוב, כך שלא תצטרך ליצור אותה מאפס ביישום עיבוד התמלילים שלך. לחברות רבות יש תבנית מסמך עם ההגדרות הנכונות, כולל שוליים, טבלאות, סגנונות פסקאות וגופנים.
- 2שקול את שיטת המסירה. אם אתה מדפיס מסמך נייר או מגיש את המסמך באופן דיגיטלי כקובץ מצורף, אתה מתכוון לעצב את הדוח שלך באופן שונה ממה שהיית עושה אם הוא פשוט ייכלל בגוף הדוא"ל.
- לדוגמה, אם אתה שולח את הדוח כקובץ מצורף לדוא"ל, עליך לכלול את סיכום המנהלים בגוף הדוא"ל שלך. באופן זה הקורא שלך לא צריך לפתוח את הקובץ המצורף כדי להבין את עיקרי הדוח שלך.
- אם אתה מגיש דוח נייר, סביר יותר שתצטרך לכלול מכתב מקדים או עמוד שער כדי שניתן יהיה לזהות ולהגיש את הדוח כהלכה.
- ללא קשר לאופן שבו אתה מגיש את הדוח שלך, ודא ששמך כלול בכל הדפים, וכי כל הדפים ממוספרים בפורמט "X של Y". ניתן להפריד בין דפים בקלות, ואנשים צריכים להיות מסוגלים לומר במבט חטוף אם כל הדו"ח קיים וממי הגיע הדו"ח.
- תוכלו לכלול בקלות את המידע הנדרש ככותרת עליונה בכל עמוד. לדוגמה, הכותרת שלך עשויה לקרוא " דוח מכירות סאלי סאנשיין, שבוע 32, עמוד 3 מתוך 7."
- 3כלול סיכום מנהלים. סיכום ההנהלה הוא סיכום קצר של כל הדו"ח - בדרך כלל רק פיסקה או שתיים, עם כמה משפטים לכל קטע בדו"ח שלך. הרעיון הכללי הוא שמנהל יכול לקרוא סיכום זה, ובתנאי שהוא תואם את הציפיות המקוריות שלהם בנושא, הוא יכול לנקוט בפעולה מבלי שיצטרך לקרוא עוד.
- לסיכום ההנהלה, חשוב במיוחד להשתמש בשפה ברורה ותמציתית וקלה לקריאה. הימנע מז'רגון או מונחי אמנות הדורשים הסבר כלשהו, גם אם אתה יודע שהקהל שלך בקיא במונחים אלה.
- כתוב את סיכום ההנהלה אחרון לאחר השלמת כל חלקי הדו"ח האחרים. הרי אינך יכול לסכם דבר שטרם נכתב. גם אם יש לך מתווה מפורט שממנו אתה מתכנן לכתוב את הדוח שלך, הדברים יכולים להשתנות במהלך הכתיבה.
למידע נוסף על אופן הארגון, העיצוב והכתיבה של הדוח השבועי שלך, גלול מטה! - 4בנה את הפסקאות והסעיפים שלך. לאחר שתבין את הפורמט שבו יוצג הדוח שלך, נסח מתווה של חלקי הדוח התואם את מטרת הדוח שלך.
- בדוק את המתאר שלך כדי לוודא שהוא זורם באופן הגיוני מקטע אחד למשנהו, וודא שהוא מותאם לקהל הספציפי שזיהית לדוח שלך.
- הדו"ח שלך יכלול בדרך כלל סיכום מנהלים, מבוא, מסקנות והמלצות, ממצאים ודיונים ורשימת הפניות. אתה יכול לכלול נספחים של נתונים רלוונטיים, כמו גם תוכן עניינים לדוחות ארוכים יותר - אך דוחות שבועיים בדרך כלל לא יהיו כה ארוכים.
- כל חלק בדוח שלך עוסק בנושא אחד. בתוך החלק הזה, כל פיסקה דנה ברעיון יחיד. לדוגמה, אם יש לך קטע בדוח המכירות השבועי שלך שכותרתו "מותגי ילדים פופולריים", ייתכן שיהיה לך פסקה נפרדת לכל מותג. אם אתה מחלק את בגדי הנערים והילדות, יתכן שיהיו לך סעיפי משנה (עם כותרות משנה מתאימות) לכל מותג, ואז פסקה אחת הדנה בבגדי בנים לאותו מותג ופסקה אחרת הדנה בבגדי בנות.
- 5צור עמוד שער או מכתב נלווה במידת הצורך. ייתכן שדוחות קצרים יותר אינם זקוקים לעמוד שער נפרד, אך לדוחות ארוכים יותר צריך להיות דף אחד המזהה אותך ככותב הדוח ומתאר בקצרה את מטרתו.
- עמוד השער שונה תקציר מנהלים, ובעצם כולל את המידע הדרוש למטרות מנהלתיות כך בדו"ח ניתן להגיש כמו שצריך.
- למעסיק שלך עשוי להיות גיליון כיסוי ספציפי הנדרש לדיווחים שבועיים. אם זה המקרה, ודא שאתה משתמש בפורמט המדויק הזה.
- לכל הפחות עמוד השער שלך צריך לכלול את הכותרת או התיאור של הדוח שלך (כגון "דוח מכירות שבועי"), שמך ושמות כל התורמים האחרים לדו"ח, שם החברה שלך ותאריך השלמתך או הגיש את הדוח.
חלק 3 מתוך 3: שימוש בשפה חזקה
- 1צור כותרות וכותרות משנה יעילות. הכותרות וכותרות המשנה שלך מאפשרות לקורא למצוא במהירות חלקים ספציפיים בדוח שלך שמעניינים אותו או שהם רוצים לקרוא כדי לקבל מידע רקע נוסף על מסקנותיך או המלצותיך.
- וודא שהכותרות וכותרות המשנה שלך מתארות את התוכן בסעיף או בסעיף המשנה באופן ישיר ומדויק.
- לדוגמה, אם אתה כותב דוח מכירות שבועי, אתה יכול לכלול קטעים בנושא "מגמות בבגדי נשים", "מגמות בבגדי גברים" ו"מותגי ילדים פופולריים ". בתוך הסעיפים האלה, יתכנו כותרות משנה כדי להדגיש מגמות מסוימות או מותגים פופולריים.
- השתמש באותה מבנה דקדוקי לכל הכותרות, כך שהדוח שלך יהיה הגיוני ועקבי. לדוגמא, אם הכותרת הראשונה שלך היא "הקמת שסתום בבגדי גברים", אז הכותרת השנייה שלך צריכה להיות "הובלת החבילה בבגדי נשים" - לא משהו כמו "נתוני מכירות נשים".
- 2כתוב במשפטים ברורים ופשוטים. כתיבה חדה עם משפטים הבנויים בסדר הסטנדרטי של "נושא-פועל-אובייקט" מדגימים בהירות מחשבה וביטחון בהמלצותיך או מסקנותיך.
- לאחר ניסוח הדו"ח שלך, בצע קריאה ונפטר מכל שפה מיותרת. מצא את הפעולה של כל משפט והניח את העושה פעולה זו ליד הפועל. תחשוב על כל משפט שאומר "מי עושה מה".
- מחק יתירות וביטויים לניקוי גרון כגון "השימוש", "לצורך" או "על מנת".
- אתה עשוי לחשוב שסגנון הכתיבה הזה נראה משעמם, אבל המטרה של הדיווח השבועי שלך היא לא לבדר. סגנון זה יעיל בצורה יעילה ביותר את הנקודות שלך ויעביר את המידע לקוראים שלך.
לדוגמה, אם אתה כותב דוח שבועי על נושא משפטי שיקרא קבוצת עורכי דין, אין צורך לספק סיכום מעמיק של החוק. - 3שמור על הכתיבה שלך אובייקטיבית ונטולת פניות. למרות שאתה עשוי להמליץ, המלצות אלה צריכות להתבסס על ראיות עובדתיות - לא על דעות או על רגשות. שכנע את קוראיך בעובדות חזקות ובכתיבה ברורה.
- הימנע מתארים ומילים וביטויים טעונים אחרים שיש להם קונוטציות חיוביות או שליליות. במקום זאת, התמקדו בסיבות עובדתיות.
- לדוגמה, נניח שבדוח המכירות השבועי שלך אתה ממליץ על קידום לאחד ממקורבי המכירות שלך. גבה את ההמלצה עם עובדות המוכיחות את ערכותו של העובד ולא את הפרטים הסובייקטיביים או פונה לרגש. "לסאלי באופן עקבי המכירות הגבוהות ביותר בחנות שלנו, למרות העובדה שרק עובדות 15 שעות בשבוע" זה טוב יותר מאשר "סאלי היא האדם הכי נחמד בצוות שלי ותמיד הולכת יותר מייל, למרות שהיא נאלצה להגביל את שעות העבודה שלה כדי לטפל של אמה החולה. "
- 4השתמשו בפעלים חזקים. כאשר אתה כותב בקול פעיל, יש לך מילה אחת שאומרת לקורא שלך איזו פעולה מתרחשת במשפט - הפועל. השתמש בפעלים קצרים וחזקים המתארים בבירור את הפעולה המתרחשת.
- מעדיף פעלים פשוטים. לדוגמא, "שימוש" טוב יותר מ"נצל ".
- פעלים המתארים תהליכי חשיבה - לחשוב, לדעת, להבין, להאמין - הם לעיתים נחוצים, אך בדרך כלל פחות חזקים מפעלים המתארים פעולה. ייתכן שיהיה עליך לחפור בהצהרה שלך ולפרוק אותה כדי להפוך אותה לפעולה. לדוגמא, נניח שאתה כותב "אני מאמין שהמכירות שלנו יגדלו בחודשים הקרובים." פרק את ההצהרה הזו והבין מדוע אתה מאמין בכך. ואז אתה יכול לכתוב משפט שניתן לפעול כמו "היסטורית, המכירות גדלות בעונת החגים. אני צופה שהמכירות יגדלו בנובמבר ובדצמבר."
- כדי לשמור על הכתיבה שלך מכוונת פעולה, עיין בדוח שלך ונסה לחסל מילות יחס ולהחליף מילים -ion בפעלים חזקים יותר. לדוגמא, "קונצנזוס דעה" יכול פשוט להיות "קונצנזוס", ואם מישהו "מספק הגנה" חזק יותר לומר פשוט שהוא "מגן".
- 5הימנע מקול פסיבי. כשאתה כותב בקול פסיבי, אתה מבליט את ההדגשה על עושה הפעולה ומדגיש את מושא אותה פעולה. במצבים מסוימים הדבר נחוץ מסיבות פוליטיות או דיפלומטיות, אך לרוב זה גורם לכתיבה בוצית ומבלבלת.
- קול פעיל נותן קרדיט למי שהשלים את הפעולה ומראה לקוראי הדוח מי אחראי לפעולה זו. כדי להבין מדוע זה חשוב, דמיין שאתה קורא מאמר על שריפה הרסנית שאמרה "למרבה המזל, כל הילדים ניצלו." זהות האדם (או האנשים) שהצילו את אותם ילדים חשובה. אם במשפט הזה נכתב " הכומר המקומי ג'ון גודלייס נכנס לבית היתומים תריסר פעמים והציל את כל הילדים", אתה יודע עכשיו מי ראוי לקרדיט על היותו גיבור בנסיבות אלה.
- חשוב גם לקול פעיל לקחת בעלות על פעולות שעלולות להיות לה השלכות שליליות. אם אתה כותב "טעויות נעשו" בדו"ח שלך, המעסיק שלך ירצה לדעת מי עשה את הטעויות האלה כדי שיוכלו להיות ממושמעים כראוי. אם עשית טעויות, לקחת בעלות על הטעויות האלה ולהודות באחריות יעשה דרך ארוכה.
- כדי לאתר ולסלק קול פסיבי בכתיבה שלך, חפש פעלים "להיות". כשאתה מוצא אותם, זהה את הפעולה במשפט, בדוק מי עושה את הפעולה הזו והצב אותם בראש ובראשונה.
- 6העבר נתונים עם אלמנטים חזותיים. תרשימים וגרפים הם הרבה יותר קלים לקריאה וליווי מאשר לפיסקה המספקת את אותו מידע - במיוחד אם המידע שאתה צריך להעביר הוא כבד מספר.
- בחר את האלמנט החזותי הנכון כדי להעביר את המידע לקורא שלך באופן שיעזור להם ומשקף את מטרת הדוח שלך.
- לדוגמה, ייתכן שתבחר גרף קווים כדי להדגים את מגמת העלייה במכירות מעילי צמר. מצגת זו תהיה יעילה יותר להראות את הגידול בהשוואה לטבלה עם מספר מכירות המעילים של צמר בכל חודש, מכיוון שהטבלה תדרוש מהקורא להסתכל על כל המספרים, להשוות ביניהם ולהכיר שהם הולכים וגדלים.. כל זה יכול להיעשות במבט פשוט על גרף קווים.
- יש לזכור כי העין נמשכת לאלמנטים חזותיים. וודאו שהם מסודרים ונקיים, ומוצבים היטב על הדף. כלול רק אלמנטים חזותיים אם הם חיוניים להמלצותיך או מסקנותיך.
אתה עשוי לחשוב שסגנון הכתיבה הזה נראה משעמם, אבל המטרה של הדיווח השבועי שלך היא לא לבדר. - 7בטל את הז'רגון. לכל ענף או תחום אקדמי מונחים מסוימים שנראים בלתי נמנעים, כמו גם מילות מפתח שהופכות לטרנדיות על בסיס ספרים או מאמרים פופולריים. אמנם מדי פעם הם יכולים להיות שימושיים, אך בדרך כלל הם אינם מספקים ערך ולא מצליחים להעביר את המסר שלך בצורה יעילה.
- יכול להיות מועיל לכתוב רשימה של מילות מפתח נפוצות בתעשייה כדי שלא תשתמש בהם יתר על המידה בדוחות שלך. לאחר השלמת הדוח שלך, אתה יכול פשוט לחפש במסמך את המלים האלה ולהחליף אותן לפי הצורך.
- זכור כי בעיני הקורא שלך, שימוש מופרז במילות מפתח טרנדיות אינו מראה שאתה "יודע" על התחום הספציפי שלך - למעשה, להפך. מנהלים ומנהלים בדרך כלל מבוגרים יותר וראו מאות מילות הבאזז האלה באים והולכים. השתמש בהם לעתים קרובות מדי והם יניחו שאתה עצלן, לא באמת יודע על מה אתה מדבר, או סתם מנסה להרשים אותם.
- אתה גם רוצה להימנע משימוש במונחים מסובכים מדי. לדוגמא, רק בגלל שאתה כותב דוח המסכם נושא משפטי, אין פירושו שאתה צריך לפלפל את הדו"ח עם טונות של חוקי חוק.
- 8הגה בזהירות. אם הדו"ח שלך מלא טעויות הקלדה ושגיאות דקדוקיות, הוא יסיח את דעתך לקורא שלך וישקף אותך בצורה גרועה. נסח את הדו"ח שלך הרבה לפני שתגיע, כך שיהיה לך מספיק זמן לוודא שהוא מוגדר כראוי.
- הפעל דקדוק ובדיקת איות ביישום עיבוד התמלילים שלך, אך אל תסמוך עליהם לחלוטין. תוכניות אלה יחסרו הרבה שגיאות, במיוחד שגיאות הקלדה המביאות לשגיאה הומופונית (כגון הקלדת "שמע" כשאתה מתכוון ל"כאן ").
- הגהת הגהה לאחור של הדוח שלך היא דרך טובה להבטיח שלא תתעלם משגיאות. במיוחד אם אתה מכיר את מה שהתכוונת לכתוב, תגלוש שגיאות עבר ממש כמו מילים שהושמטו מכיוון שהמוח שלך ימלא אותו באופן אוטומטי. זה לא יקרה אם תלך אחורה.
- קריאת הדוח בקול רם היא דרך טובה נוספת לתפוס שגיאות ולערוך לפי סגנון. אם אתה מוצא את עצמך מועד כשאתה קורא משפט או פיסקה מסוימים, סביר להניח שחלק מהדוח שלך קשה לקריאה - גם הקהל שלך ימעוד נפשית. עבדו מחדש קטעים קשים כך שהם יזרמו טוב יותר.
קרא גם: איך לכתוב סיפור טוב?
שאלות ותשובות
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל לכתוב דוח שבועי על תערוכה?
