כיצד להתמודד עם בעיות הנוכחות של העובד?
מצד שני, אם העובד שלך לא מצליח לשפר את הנוכחות שלו, שקול לנקוט בצעדים משמעתיים.
אמנם חשוב שהעובדים יוכלו לקחת זמן מהעבודה כדי להתמודד עם אירועי חיים ובעיות, אך חשוב גם שזה לא יהפוך למופע קבוע שמביא לאיבוד פרודוקטיביות ובעיות עבור עובדים אחרים. בנוסף, היעדרות כרונית יכולה להוות אינדיקציה לכך שהעובד לא מרוצה מעבודתו. במקרה שעובד חסר עבודה בתדירות ובאופן קבוע, נהיה חשוב לנקוט בצעדים לניהול הנושא.
חלק 1 מתוך 5: הבנת החוק
- 1שים לב שיש כמה חוקים כדי להגן על העובדים מפני משמעת או סיום שלא כדין. לפני שתתחיל בתהליך הטיפול בהיעדרות העובדים, וודא שאתה מקיים את החוק.
- 2הבן את מעשה החופשה המשפחתית והחופשית (FMLA). מטרת ה- FMLA היא להגן על העובדים מפני צעדים משמעתיים כאשר מתרחשים אירועי חיים גדולים. שים לב שלמרות שעובדים אלה מוגנים על פי מעשה זה, על העובד למסור הודעה כי הוא ייעדר מהעבודה מאחת הסיבות המוגנות במסגרת FMLA, וכן יש לספק תיעוד (למשל הערת רופא, ראיות לאימוץ וכו ').
- זה כולל לידת ילד, טיפול בילד שזה עתה נולד עד לפני שנה.
- אימוץ ילד וטיפול בילד שאומץ לאחרונה במהלך השנה הראשונה.
- טיפול בהורה, בן / בת זוג או ילד עם מצב בריאותי קשה
- חוסר יכולת לבצע חובות עבודה כתוצאה ממצב בריאותי קשה.
- מצבי חירום הנובעים מילד, מבן זוגו או מההורה של עובד כתוצאה מהמעורבות בצבא.
- 3היו מודעים לאירופאים עם מוגבלות (ADA). אם יש לך עובד עם מוגבלות, כמעסיק, עליך לספק התאמות כדי שיוכל לבצע את עבודתו ללא קשיים מיותרים. אם זה חל על העובד שלך, ייתכן שהוא חסר עבודה מכיוון שהוא אינו יכול לבצע את עבודתו כראוי, וייתכן שיזדקק לסיוע. ודא שזה לא המקרה לפני נקיטת צעדים משמעתיים.
- מצוקה בלתי מוגדרת מוגדרת כ"פעולה הדורשת קושי או הוצאה משמעותיים "כאשר נבחנים לאור מספר גורמים, כולל כמה יעלה מקום הלינה ואופיו ביחס לגודל, משאבים זמינים, אופי העבודה והמבנה. של החברה.
- 4למד אודות כותרת VII לחוק זכויות האזרח. מעשה זה מגן על אנשים מפני אפליה על רקע מגדר, גזע, צבע, מוצא לאומי או דת. כמו ב- ADA, עליכם לוודא שהעובד שלכם לא נעדר מעבודתו מכיוון, למשל, בטקס דתי שעליו להגיע, לפני נקיטת צעדים משמעתיים.
- 5הבן את חוק חוק זכויות העסקה והעסקה מחדש במדים (USERRA). מעשה זה מגן על זכויות חברי השירות להעסקה ולהעסקה חוזרת עם חזרתם מתקופת שירות. אם העובד שלך חזר לאחרונה מסיור בשירות בצבא, כולל המילואים והמשמר הלאומי, יתכן שהוא מתמודד עם נושאים רגשיים, סוגיות ניהוליות וכו 'שמונעים ממנו לעבוד.
- 6ודא שאתה מכיר היטב את מדיניות הנוכחות של החברה שלך. סביר להניח שאתה כבר מכיר מה מדיניות החברה לגבי נוכחות; עם זאת, לא כואב לרענן את זיכרונך, במיוחד אם אתה צריך להתעמת עם עובד בנוכחותו.
חלק 2 מתוך 5: הערכת הבעיה
- 1קבע אם לעובד יש דפוס של היעדרות. יתכן שזה מתואר בבירור במדיניות החברה שלך, או שתצטרך לקבוע זאת על סמך השוואות של עובדים אחרים בתפקידי עבודה דומים.
- זכור שאם העובד שלך מכוסה באחד מהחוקים הנדונים בחלק 1, ייתכן שיהיה עליך להסתגל בהתאם.
- 2גלה האם ההיעדרויות היו לגיטימיות. אם העובד הנעדר הוכיח שהוא החמיץ עבודה בגלל בעיה בריאותית חוזרת, נכות, מוות במשפחה או חובת מושבעים, ובמיוחד, ואם הוא סיפק תיעוד, כמו הערת רופא או הערה מבית המשפט. אז לעובד יש סיבה לגיטימית.
- במקרה זה, לא סביר שתצטרך לנקוט בצעדים משמעתיים כלשהם. עם זאת, אתה יכול לבקש מהמעסיק להודיע מתי ובאיזו תדירות הוא או היא יצטרכו להוריד את העבודה אם, למשל, ההיעדרות קשורה לבעיה בריאותית. אמנם לא מתאים לבקש מידע או פרטים על אבחנה כלשהי, אך הוגן לבקש תיעוד מהרופא על מנת שתוכלו לתכנן את צרכי העובד.
- שים לב שמה שמהווה תירוץ לגיטימי עשוי להיות שונה במצבים שונים. קח כל סיבה על בסיס כל מקרה לגופו. אם לעובד שלך יש הסבר שאתה מאמין, וראיות לגיבוי זה, אז תן לו את היתרון של הספק. אתה לא רוצה שהעובד שלך ירגיש כאילו הוא חסר אמון וכל הזמן צריך להגן על עצמו, מכיוון שהדבר יכול לגרום ללחץ ואי שביעות רצון עבור העובד.
- אם לעובד שלך אין הסברים טובים או ראיות להיעדרו, המשך בצעדים לטיפול בנושא.
- 3סקור רשומות נוכחות בעבר. הקדש מעט זמן לבדיקת ביצועי העובד והיסטוריית הנוכחות. אם העובד היה בחברה מספר שנים והיה עובד כוכבי מבחינת ביצועים ונוכחות, סביר להניח שלדפוס חדש של היעדרות יש סיבה לגיטימית, או שיכול להצביע על כך שהעובד כבר לא שמח בעבודתו.
זכור כי זה לא תפקידך של החברה או לתקן את הבעיות שאינן קשורות לעבודה שלך.
חלק 3 מתוך 5: תקשורת הבעיה
- 1בקש מהעובד שלך פגישה. נסו לעשות זאת בדיסקרטיות, באמצעות דואר אלקטרוני במידת האפשר. אינך רוצה להביך את העובד, במיוחד אם יש לו סיבות טובות להיעדרותו.
- 2הסבירו להם את הבעיה. הסביר להם בשלווה את חששותיך מהיעדרותם. פשוט ציין שראית דפוס בהיעדרם, וכי ברצונך לקבוע אם היעדרויות אלו לגיטימיות, או אם עליך לעבוד יחד בכדי לשפר את הנושא. הימנע מלציין חשדות שיש לך בנוגע להיעדרם, מכיוון שהדבר עלול לגרום לעובד להתגונן.
- 3קבע את סיבת ההיעדרות. תן לעובד הזדמנות להסביר את היעדרותו. שים לב שהוא עשוי לשתף אותך במידע אישי מאוד אודות משבר משפחתי או נושא בריאותי, אז עשה כמיטב יכולתך להיות רחום וסבלני.
- כמו כן שים לב שאולי אין לו תירוץ טוב להיעדרותו. במקרה זה, אתה עדיין צריך להישאר רגוע ומודאג. לא יעזור לנזוף בעובד או לגרום לו להרגיש נבוך עוד יותר, במיוחד אם אתה מעוניין לשמור עליו כעובד.
- 4הימנע מלקיחת אחריות על היעדרות העובד. זכור כי זה לא התפקיד שלך או החברה לתקן את הבעיות שאינן קשורות לעבודה שלך. במקום זאת, התפקיד שלך הוא לספק להם את המשאבים הדרושים להם כדי לבצע את עבודתם היטב.
- 5הסבירו מדוע היעדרות היא בעיה. הסבירו שלמרות שלעיתים אין מנוס מהיעדרות, היעדרות כרונית פוגעת בחברה ויוצרת עבודה נוספת עבור אחרים. כאשר העסק שלך עושה את נפח השיא שלו, חשוב לו במיוחד להיות שם כמתוכנן. זה יכול גם ליצור סכסוכים בינאישיים בתוך צוות העבודה אם אנשים תופסים את הרפיון עבור מישהו שלא מקפיד על מדיניות הנוכחות.
- 6ספק אזהרה מילולית. אם קבעת שהיעדרותו הכרונית של העובד אינה קשורה לנושאים לגיטימיים, הזהיר את העובד שהוא צריך לשפר או להתמודד עם צעדים משמעתיים.
- תעד את הפגישה והבהיר כי ניתנה אזהרה מילולית. חשוב שיהיו ראיות לכך ששוחחת עם העובד בעניין, וברור מה התרחש בפגישה. זה יכול לעזור למנוע מחלוקות עתידיות לגבי מה שהתרחש ומה לא.
קרא גם: כיצד להגיש בקשה לחופשת לידה?
חלק 4 מתוך 5: יצירת תוכנית פעולה
- 1קבעו סטנדרטים ברורים. אם לחברה שלך כבר יש הנחיות ספציפיות לגבי נוכחות, הנח אותן לעובד שלך. אחרת, תן לו הנחיות קונקרטיות לגבי אופן המעקב אחר נוכחותו (אסור לאגה להחמיץ עבודה בששת החודשים הקרובים, או שהוא יהיה ממושמע). היו ברורים אילו מצבים מהווים סיבות לגיטימיות, ואילו אינם.
- ספק חברה מדריך העובדים, אם רלוונטי. סמן את הדף שמכיל את המידע על הנוכחות וההשלכות של עבודה חסרה.
- וודא שהעובד מבין את המדיניות שלך בנושא חופשה בתשלום ולא בתשלום. אם הוא זכאי לזמן מחלה, חופשה או ימי חופשה ללא תשלום, הסביר כי אתה זקוק להודעה על מנת שתוכל להתאים את לוח הזמנים. עליו להתקשר לחולים בזמן הפתיחה כדי להשתמש ביום מחלה ולספק הערת רופא אם המדיניות שלך דורשת זאת. הסבר גם מי חייב לאשר כל זמן חופשה; זה יכול להיות אתה, או מפקח אחר, אבל היה ברור.
- 2הזהיר את העובד שלך מההשלכות של אי שיפור הנוכחות שלו. וודא שהעובד שלך מבין שעליו לעבוד על מנת לשפר את היעדרותו, וכי אם הוא אינו מסוגל לעשות זאת ככל הנראה יהיו לכך השלכות כולל סיום אפשרי מהעבודה.
- 3שאל את העובד שלך אם יש משהו שאתה יכול לעשות כדי לעזור לו להשתפר. לפעמים, היעדרות יכולה להיות תוצאה של אי רצון להתמודד עם מצבים בעבודה. יכול להיות שהעובד שלך מוטרד על ידי עובד אחר, הוא עלול להרגיש סובל משחיקה, או שהוא מרגיש לא מרוצה מהיבט מסוים בתפקידו. ייתכן שתוכל לעזור לו להתמודד עם נושאים מסוימים הקשורים לעבודה, אז קח את הזמן כדי לראות אם אתה יכול לעשות משהו כדי לשפר את המצב.
- 4אשר את התוכנית בכתב. ברגע שאתה והעובד דנים בבעיה, הסיבות לכך הן וכיצד שניכם יעבדו יחד לשיפור הבעיה, ויצרו מסמך המעביר מידע זה. כלול הצהרה המסבירה כי העובד הבין את ההשלכות האפשריות אם הוא לא ישתפר כמו גם מקום לחתימות ממך ומהעובד.
- בקש מהעובד שלך לקרוא את תוכנית הפעולה ולחתום עליה. הסבירו לו כי על ידי חתימה על המסמך הוא מציין שהוא מבין את המידע הכלול במסמך.
- הכינו העתק מהמסמך לשמירת העובד והניחו את המקור בתיק העובד.
עם תוכנית פעולה לשיפור הנוכחות של העובד, יהיה עליכם לוודא שהוא מבצע.
חלק 5 מתוך 5: מעקב אחר העובד
- 1לאכוף את כללי הנוכחות. הזכר לכל העובדים את הכללים ואכוף את כל מה שמדיניותך קובעת לפעולה משמעתית. ככלל אצבע, תן תזכורת אחת או שתיים לפני שתכתוב אותו.
- היה עקבי באכיפה שלך. אם אתה מסתכל בדרך אחרת לפעמים אבל לא לאחרים, או מפגין מועדף כלפי עובדים מסוימים, תיצור סביבה כאוטית שבה העובדים מרגישים ממורמרים ומנצלים את חוסר העקביות שלך.
- 2עקוב אחר הנוכחות. עם תוכנית פעולה לשיפור הנוכחות של העובד, יהיה עליכם לוודא שהוא מבצע. בדקו באופן קבוע את רישומי הנוכחות של העובד בכל חודש. בעוד שהעובד עשוי להתאים את התנהגותו בתחילה, הוא עלול לחזור ולהרגלים ישנים אם הוא מרגיש שהוא יכול לברוח מזה.
- 3שבחו את העובד שלכם. אם העובד מסוגל לשפר את ביצועיו, דאג להקדיש זמן להענקת שבחים. בדרך זו הוא יודע שאתה שם לב ושלא הצלחת לשים לב למאמציו.
- 4שקול צעדים משמעתיים. מצד שני, אם העובד שלך לא מצליח לשפר את הנוכחות שלו, שקול לנקוט בצעדים משמעתיים. זה עשוי להיות מתן אזהרה בכתב, המשמעות היא השעיית העובד ללא תשלום למשך תקופת זמן, או פירושו סיום העובד.
- ההחלטה על סוג הפעולה המשמעתי הנכון צריכה להיעשות על ידי התחשבות בהיסטוריה של העובד, בסיבות להיעדרותו, כמו גם במדיניות החברה שלך.
אם קבעתם כי היעדרותו הכרונית של העובד אינה קשורה לנושאים לגיטימיים, הזהירו את העובד שהוא צריך לשפר או להתמודד עם צעדים משמעתיים.
- מדיניות אחת לעמוד תמיד איתנה היא לא להתקשר, לא להיעדר. הכוונה היא למקרים בהם עובד אינו מופיע לעבודה, ואינו מתקשר שהוא לא יהיה שם. אלה אינם ניתנים לנימוק, חסרים להם משבר גדול, והם עילה לסיום מיידי. ברגע שאתה מאפשר לעובד אחד להתחמק מזה, העובדים האחרים עשויים לנסות את אותה טקטיקה תוך שימוש בתירוץ אחר. בקש תמיד הוכחה לחירום.
שאלות ותשובות
- העובדת שלי גרה עם אחיה שהוא חולה מאוד. היא קראה 9 פעמים בשלושת החודשים האחרונים. האם זה משהו שאוכל להתייחס אליו?אם אין סוג של כיסוי ביטוח בריאות לשירותים כמו בית חולים, בית חולים סיעודי או טיפול ביתי טוב שיכולים להיכנס לטפל באח העובד שלך בזמן שהיא עובדת, אין הרבה מה שהיא יכולה לעשות במצב. זו לא ממש תשובה לבעיה של העובד שלך, אבל כאן קריאה לטמפ 'מוסמך יכולה לעזור לך למלא את החסר בינתיים.
תגובות (2)
- מאמר זה היה אינפורמטיבי מאוד. זה עזר לי להתכונן להתמודדות עם עובד עם היעדרות כרונית.
- אהבתי איך המאמר נתן רעיונות מועילים כיצד לגשת לנושא הנוכחות וכיצד לדון בכך עם עובדיך. קריאה טובה מאוד.
