איך להיות דיפלומטי?
אם אתה רוצה לתקשר בצורה דיפלומטית יותר, היזהר כיצד אתה מתנסח בהצהרותיך. נסה להבהיר שאתה נותן את דעתך באמצעות הצהרות "אני". למשל, אמור דברים כמו "אני לא אוהב את מה שאמרת לי" במקום להניח שזה נועד כעלבון. כדאי גם לנסות להיות פחות ישירים על ידי שאלת אנשים אם הם שקלו אפשרויות אחרות, במקום לומר להם לעשות זאת בדרך שלך. לקבלת ייעוץ ממבקרנו בנושא התמודדות עם מצבים קשים, קראו עוד!
כיצד אוכל לכתוב תגובה דיפלומטית?
אולי אתה מנהל המעוניין ליצור סביבת עבודה חיובית יותר או אולי אתה רק מחפש ללמוד מיומנויות טובות יותר לפתרון סכסוכים. דיפלומטיה כוללת הערכת מצב לפני דיבור או משחק ונקיטת הדרך הטובה ביותר. בעוד שדיפלומטיה יכולה להיות קשה במצבים מסוימים, אתה יכול להישאר מוכן על ידי טקטיקה, לנטרל מצבים קשים ולבנות קשרים עם אחרים.
שיטה 1 מתוך 3: תקשורת יעילה
- 1בחר את מילותיך בקפידה. זכור שלמרות שכוונותיך עשויות להיות טובות, לפעמים דבריך עלולים לפגוע באחרים. לפני שאתה מדבר על נושא רגיש, שאל את עצמך אם מה שאתה עומד לומר נכון, מועיל ואדיב. השתמש בהצהרות "אני" כדי לתאר את מחשבותיך במקום לנחש מה אחרים חושבים או מרגישים.
- למשל, אתה יכול לומר "אני מרגיש לא בנוח עם ההחלטה שהתקבלה בפגישה היום" במקום "אתה צריך להיות נסער מההחלטה הזו היום."
- אמור תמיד הצהרות מנקודת המבט והפרספקטיבה שלך.
- הימנע מלהגן או להאשים אחרים.
- אם אתה צריך לדון במשהו ברצינות עם מישהו, תרגל את דבריך מראש.
- 2התאם את סגנון התקשורת שלך בהתאם למצב. הכירו תמיד את הקהל שלכם לפני העברת המסר. זה יעזור להבטיח שהוא יתקבל והובן היטב. קבע אם תקשורת דוא"ל או אישית עובדת בצורה הטובה ביותר או אם החדשות מועברות בצורה הטובה ביותר בקבוצות או בהגדרות אחד על אחד.
- למשל, אולי אתה צריך לומר לצוות שלך שיהיו קיצוצים בתקציב. בעבר אולי השתמשת בדוא"ל למסירת מידע רגיש, אך גילית שגרם לבלבול. התקשר לפגישת צוות במקום ומסור את העובדות תוך מתן זמן לשאלות.
- קבע פגישות אישיות לפי הצורך או המבוקש.
- 3היו פתוחים לרעיונות חדשים. במקום לקבל תמיד החלטות לבד, הקשב לנקודות המבט של אחרים. תודה להם שסיפרו לך איך הם מרגישים כך שהם תמיד מרגישים בנוח לעשות זאת. הקדיש זמן לשקול את דעותיהם של אחרים, אך עמוד איתן על החלטותיך כאשר אתה מרגיש שעשית את הבחירה הטובה ביותר.
- אמור "תודה על הכנות שלך, ג'ייסון. אני אקח בחשבון את מה שאמרת על בריאות אוניברסלית ואעשה יותר מחקר."
- 4היה אסרטיבי עם מילותיך ושפת הגוף שלך. כשאתם מדברים עם אחרים, אל תהיו תוקפניים, אלא היו בטוחים. דבר לאט ובכוונה. שב עם הרגליים והידיים לא משולבות והביט לאנשים בעיניים כשהם מדברים.
- אתה עדיין צריך להכיר כשאתה לא יודע משהו. לדוגמא, אמור, "אני לא בטוח בנושא זה ולא יודע את התשובה כרגע, אבל אני בטוח אבדוק את זה עוד יותר."
איך אדם יכול להיות דיפלומטי? - 5השתמש בשפה עקיפה. במקום להיות ישירים מדי לגבי מחשבותיך ורגשותיך, הוסף מעט רכה. הגיש הצעות במקום לומר לאנשים מה לעשות. אדם דיפלומטי לא נובח פקודות, אלא מוצא דרכים לעורר אחרים לפעולה במקום. המטרה שלך צריכה להיות לשתף פעולה עם הצוות שלך ולעודד אותם לעשות כמיטב יכולתם.
- למשל, אם אתם מנהלים סכסוך בין ילדיכם, תוכלו לומר "שניכם אולי תרצו לשקול דרך טובה יותר לחלק את החלל בחדרכם כך שתילחמו פחות."
- אתה יכול לומר לעובד שמאחר לרוב "שקלת לקחת את הכביש המהיר לעבודה במקום? זה מהיר יותר מהניסיון שלי." אם תבחר לומר זאת, אמור זאת למישהו שיש לך מערכת יחסים טובה איתו. זה יכול להיתפס כפסיבי-אגרסיבי בהקשרים מסוימים.
- 6שים לב לנימוסים שלך. לאחר נימוסים טובים הוא מפתח הדיפלומטיה. המתן לתורך לדבר ולעולם לא להפריע לאחרים. היו מעודדים והימנעו מהטלת עלבונות. שמור על קולך ברמה טבעית ונייטרלית והימנע מקללות או צעקות.
- 7שלוט ברגשות שלך. אולי אתה צריך לעבוד עם אנשים שאתה באמת לא אוהב או שאתה רואה את מעשיהם פוגעים בהם. עם זאת, להיות דיפלומטי לא נועד רק עבור אלה שאתה מסתדר איתם. תרגלו טכניקות נשימה עמוקה כדי להרגיע אתכם כשאחרים מלחיצים אתכם. אם אתה מרגיש שאתה הולך לבכות או לצעוק, התרחק לרגע כדי להשתמש בשירותים.
- שקול לנסות אפליקציית מדיטציה כגון טיימר טיימר כדי לעזור לך לנהל את הרגשות שלך.
- לחלופין, תוכל לנסות לבסס את עצמך ברגע זה. התמקד בתשומת ליבך כיצד הרגליים שלך מרגישות על הרצפה או איך ישבך מרגיש נגד הכיסא שלך.
שיטה 2 מתוך 3: טיפול במצבים קשים
- 1בחר זמן לא מלחיץ לדבר. אם אתה צריך לנהל שיחה עם מישהו על משהו רציני, עשה זאת כששניכם רגועים. זה יעזור לך להבטיח שתוכל לנהל שיחה סבירה.
- 2התחל בתגובה חיובית כשאתה נותן חדשות רעות. לפני מסירת מידע מטלטל, הקל על מצב הרוח באמצעות משוב חיובי או חדשות. זה ישמור על האדם האחר רגוע ויצור אמון.
- אולי אתה דוחה הזמנה לחתונה. במקום לענות רק "לא", שלח כרטיס שעליו כתוב "מזל טוב על החתונה הקרובה שלך! אני יודע שזה יהיה יום יפה. לצערי, יש לי אירוע עבודה, אבל אני לא מאחל לך שום דבר מלבד הטוב ביותר ואשלח את המתנה שלי בדואר. לך."
- הקפד לעשות זאת גם בעת מתן ביקורת בונה.
- 3התמקדו בעובדות המצב. לפני שיחה מרכזית, שקול את העובדות. אתה לא רוצה להיכנס לשיחה בהסתמך יותר מדי על רגש או דעה, אלא על הגיון והגיון במקום זאת. במהלך שיחתך, הימנע מהאשמת אחרים או התגוננות. אתה לא צריך לקחת דברים באופן אישי.
- אולי המשרד שלך עובר מבנה מחדש. במקום ללכת לבוס שלך ולהגיד "אני לא אוהב את השינויים האלה" אומר "כשהמחלקה שלנו הגדילה את המכירות שלנו בכפול ברבעון האחרון, ביצוע קיצוצים כאן ישפיע מאוד על היכולת שלנו להרוויח."
- 4מצא דרכים להתפשר עם אחרים. קבעו גם את המטרה שלכם וגם את המטרות של אחרים. חשוב על מה שאתה רוצה להרוויח כמו גם מה מקבילך רוצה וחפש דרכים שהאינטרסים האלה חופפים.
- למשל, אולי בן הזוג שלך רוצה לעבור כדי שהילדים ילכו לבית ספר טוב יותר. אולי תרצה להישאר כי זה קרוב למשרד שלך. שקול בתי ספר פרטיים או לעבור רק עיר אחת.
אדם דיפלומטי לא נובח פקודות, אלא מוצא דרכים לעורר אחרים לפעולה במקום. - 5הביעו את האהבות והסיומים שלכם כדי ליצור מצבים מועילים לכולם. לאחר שדיברת על כל אחת מהיעדים שלך, מצא דרכים לנהל משא ומתן. דיפלומטיה כוללת לעתים קרובות וויתור על כמה דברים כדי שיהיו לך דברים אחרים שאתה רוצה. היו מוכנים לעשות זאת למען פשרות והתקדמות.
- אולי אתה יוצר רשימת מטלות עבורך ועבור השותף שלך לחדר. אולי לא אכפת לך לשטוף כלים אבל לשנוא לעבוד בחוץ. אולי לשותף שלך לחדר יש הרגשה הפוכה. הציע לקחת על עצמך חובת כלים במקום עבודות החצר.
- 6הגיב בשלווה כשאתה מקבל חדשות רעות. אולי הבוס שלך אומר לך שאתה מפוטר או שבן / בת הזוג שלך אומר שהם עוזבים אותך. במקום לצעוק, להטיל עלבונות או להתמוסס, גילו בגרות באמצעות רגיעה שנשארה. נשמו כמה נשימות עמוקות פנימה והחוצה. הגיב בחיוב והתרחק לפי הצורך בכדי לאסוף את עצמך.
- למשל, לבוס שלך אתה יכול לומר "אני מצטער מאוד לשמוע את זה. האם יש סיבה מסוימת וזו החלטה סופית?"
- אל תחושת את הרגשות שלך או תימלט מהם עם דברים כמו סמים או אלכוהול. במקום זאת, שוחח עם חבר, השתתף בפעילות מהנה, או התאמן. אם אתה באמת מתקשה, פנה למטפל או ליועץ.
- 7דברו טוב על אחרים. כשאחרים מרכלים, אל תוסיף דלק למדורה. אתה יכול לעבוד בסביבה רעילה שבה שמועות מופצות לעתים קרובות, אך אל תהיה חלק מזה. הימנעות מרכילות מראה לאחרים שיש לך אופי ושלמות.
- 8היו כנים והראו לאנשים את האני האמיתי שלכם. אלמנט מרכזי בלהיות דיפלומטי הוא להיות אמיתי. כשאתה מנהל את השיחות הקשות האלה, זה חיוני להיות אמיתי עם אחרים. אם לא, לא תוכל להשיג את מה שאתה רוצה ואנשים לא יוכלו ליצור איתך קשרים אמיתיים.
- אולי טעית בפרויקט שהשפיע על הצוות שלך. במקום להעביר את האשמה, אמור "טעיתי בדו"ח ובגלל זה קיבלנו היום כל כך הרבה שיחות. אני מתנצל ואני עובד לתקן את זה. ספר לי אם לכולכם יש שאלות או זקוקים לעזרה.
- 9קח צעד אחורה מהשיחה. הימנע מקבלת החלטות קשות במקום. במקום לקבל החלטות שתתחרט עליהם, התרחק לרגע כדי לחשוב.
- למשל, אתה יכול להיות מפקח שעובד עם עובד שמבקש לעבוד מהבית יום בשבוע. לפני שתאמר 'לא' מיד, שקול את הצרכים וההנמקות שלהם. מצא דרך להתפשר במידת האפשר והציע גמישות זו גם לצוותים אחרים.
שיטה 3 מתוך 3: בניית זיקה עם אחרים
- 1קיים שיחת חולין כדי ליצור נוחות. חלק עיקרי מהדיפלומטיה הוא לעזור לאחרים להרגיש בנוח איתך. במקום לקפוץ ישר לשיחה רצינית, קבע רמת ידידות עם אחרים. מדברים על סופי שבוע, בני זוג, ילדים או תחביבים אחד של השני. דן בחדשות האחרונות או בתוכניות טלוויזיה שאתה צופה בהן. עזור להם להרגיש בנוח על ידי הצגת העניין שלך בחייהם.
- להזריק הומור איפה שאתה יכול.
- 2שיקפו את שפת גופם. הראו אמפתיה כלפיהם על ידי חיקוי המחוות והיציבה שלהם. אם הם יושבים כשידם מונחת מתחת לסנטר, עשו זאת. זה מראה שאתה עוסק בשיחה.
- חייכו אליהם גם כשרואים אותם בהתחלה.
אם אתה רוצה לתקשר בצורה דיפלומטית יותר, היזהר כיצד אתה מתנסח בהצהרותיך. - 3השתמש בשמם בשיחה. לעתים קרובות אנשים מגיבים בצורה חיובית לשימוש בשמם. כל פעם, השתמש בשמם בזמן שאתה מדבר.
- זה יכול להיות משהו פשוט כמו "איפה היית רוצה לאכול ארוחת צהריים, קייל?" או משהו רציני יותר כמו "אנדראה, אני כל כך מצטער לשמוע על אמא שלך."
- 4להיות מאזין קשוב. כשאתה מדבר עם מישהו, הימנע משימוש בטלפון שלך או בהקיץ. במקום זאת, הקשיב להם באופן פעיל כדי שתבין את נקודת המבט שלהם. החזר את מה שאמרו לך כדי להוכיח שאתה שומע אותם.
- למשל, אתה יכול לומר "זה נשמע כאילו צריך לטפל באמא שלך וילדך הקטן באמת גובה מחיר מבריאותך."
- 5שאל אותם שאלות. הראה שאתה מקשיב להם על ידי למידה נוספת על מה הם דנים. שאל אותם שאלות פתוחות הדורשות מחשבה ויותר מתשובה 'כן' או 'לא'.
- שאל משהו כמו "וואו נסעת ליוון? מה גרם לך להחליט ללכת לשם ומה הכי אהבת?"
נסה גישה זו אם אתה מתנגש עם מישהו בנושא:
- תודה להם על הערותיהם. אם מישהו מבקר אותך, אמור משהו כמו "היי תודה על המשוב שלך. אתה נראה ממש נלהב מהנושא הזה. יכול להיות שאתה רואה משהו שאני לא. אתה יכול לחלוק איתי את המחשבות שלך לגבי זה?"
- הקשיבו למה שיש להם לומר. כשאתה שואל את האדם האחר לדעתו, הוא עלול לחוש תחושת מטרה או אפילו צדק. גם אם לא אכפת לך מהאדם, החזק אותו למען ניסיון לנסות להבין את האדם ולפתור את הבעיה.
- זיהוי קלט האדם. אחרי שהאדם האחר משתף את נקודת המבט שלו, החמיא להם, גם אם אתה עדיין לא מסכים איתם. הכרה בהם עשויה לעזור לשניכם להמשיך ולעבוד יחד בצורה יעילה יותר בעתיד.
- בקש עזרה אם אינך מצליח לפתור את הבעיה לבד. לפעמים הדרך היחידה לעבור על פני נושא בעבודה היא לפנות לצד שלישי לצורך גישור. השתמש בקלט של האדם האחר כדי להגיע לפיתרון במקום לבקש ממנו לבחור מישהו צודק ומישהו שטועה.
- ספרים נהדרים רבים מציעים טיפים בנושא דיפלומטיה. למשל, "כיצד תרכוש ידידים ועל אנשים השפעת," נכתב על ידי דייל קרנגי, מציע הרבה עצות טובות בנושא זה.
- היזהר בשימוש במילה "לא." אתה צריך לנסות להקשיב היטב לנקודת מבטם של אחרים ולהסכים שאתה מבין את נקודת המבט שלהם, אם כי לא בהכרח מסכים לדברים שאמרו.
קרא גם: איך להראות רגש?
שאלות ותשובות
- מהי דרך טובה להתאמן על דיפלומטיות?תרגלו חשיבה באמצעות תרחישים שונים בראשכם. שקול כיצד לגשת אליהם בצורה ברורה ומובנית היטב. בעזרת תרגול תוכלו לחשוב על משהו דיפלומטי כרגע מכיוון שתרגלו לחשוב דיפלומטית. אם משהו נראה מסוכן או פוגע, לעתים קרובות עדיף להיות בשקט ולהסכים כלפי חוץ עם הצד השני, במקום לעשות סצנה.
- האם זה טוב להיות דיפלומטי?כן. כישורים דיפלומטיים מונעים לרוב נושאים לעלות מדרגה לסכסוך מכיוון שאנשים דיפלומטיים יכולים לראות את שני הצדדים של הבעיה.
- האם זו דיפלומטיה אם אוכל לומר משהו לא בסדר ואחרים מסכימים עם הרעיון שלי?זה אפשרי מבחינה טכנית לגרום לאנשים לקבל רעיון שגוי באופן דיפלומטי, אם כי זו לא מטרת הדיפלומטיה. המטרה הסופית של הדיפלומטיה היא ששני צדדים או יותר יפתחו פיתרון לבעיה הדדית הנעימה לכל המעורבים. ברמה האישית יותר, להיות דיפלומטי פירושו רק להיות רגיש ומסכים.
- מהן הכישורים הדיפלומטיים?המיומנויות הדיפלומטיות כוללות הקשבה פעילה, דיבור בטקט ובכבוד ויכולת לראות נקודות מבט מרובות.
- איך גורמים לממונה עליכם להסכים עם הצעתכם או דעתכם?הפיתרון הטוב ביותר שלך הוא לגבות את דעתך בחומר עובדתי כלשהו כדי שיראו שאתה מציג חוות דעת מושכלת.
- האם תמיד טוב להיות ישר עם אנשים?זה תלוי במה שאתה חושף. במקרים מסוימים עדיף לשמור את מחשבותיך לעצמך. למשל אם אתה מודע לחלוטין שהמידע עלול לפגוע באדם, וזה לא משהו שהוא צריך לדעת, אל תגיד לו.
- כיצד אוכל לכתוב תגובה דיפלומטית?זכור שכל העניין של להיות דיפלומטי הוא להיות רגיש לנושאים העומדים על הפרק ולהגיע להחלטה נעימה. לכן, ודא שאתה מבין היטב את החששות של הצד השני לפני שתתחיל לכתוב. כמו כן, הקפד לכתוב רשמית ולהימנע משימוש בשפה פוגענית.
- מהי דוגמה לדיפלומטיה?אדם דיפלומטי יוכל להקל על הסכם בין שני עמיתים לעבודה עם דעות סותרות לגבי האופן שבו פרויקט אמור להתמודד ולפתור את הבעיה כאשר כל עמית לעבודה ירגיש שמענה על צרכיהם ותחומי העניין שלהם.
- איך אדם יכול להיות דיפלומטי?אדם דיפלומטי הוא מי שיכול לראות את שני הצדדים של הנושא או את הצרכים של מספר קבוצות של אנשים ולעזור בניווט בין נושאים וצרכים להשיג תוצאות חיוביות.
- אם אני אחראי ומבקש ממישהו לעשות משהו והוא מסרב, מה אני יכול לעשות?אתה יכול לומר להם מה הרווחים שלהם במונחים של כסף, תמריץ או כל התפתחות אחרת, אם הם יבצעו את המשימה שניתנה לך. ההשראה החשובה ביותר שמישהו יהיה מוטיבציה היא להעיר את מערכת האמונות שלהם. נסה לעורר אותם באופן פנימי במידת האפשר.
תגובות (15)
- מאוד שימושי ומועיל עבורי.
- למדתי על רבים מהחסרונות שלי, וכפי שהוצע במאמר, אנסה ליישם אותם בחיים האמיתיים שלי.
- מכיוון שתגובתי לסיטואציה היא תמיד מיידית (מה שמביא אותי לבעיות), מאמר זה היה פותח עיניים בכל הנוגע לדיפלומטיה. תודה על כל הטיפים האלה.
- זה עזר לי בלימודים!
- למדתי דברים רבים ממאמר זה. אני הולך לחלוק את המאמר הזה עם האנשים שמתמודדים עם בעיות אלה ואין להם שליטה בהתנהגותם ובדיבורים שלהם.
- זה עוזר להפוך את החיים לטובים יותר לחיות ומאושרים.
- חיפשתי את הדמיון ביני לבין אדם דיפלומטי.
- לאחר קריאת מאמר זה השתנתה המיומנות הניהולית שלי כמנהלת מכללה. עכשיו הפכתי לדיפלומטית יותר בניהול סכסוכים ממה שהייתי בעבר.
- אני בוודאי מוכשר, אבל בגלל היעדר המיומנות הספציפית הזו, אנשים תמיד שלטו בי ודחו את הרעיונות שלי. עם זאת, עם כישורים אלה אני חושב שאוכל להעלות את הרעיונות שלי בצורה נוחה יותר. תודה לך, מדריך. אני פשוט אוהב את האתר הזה.
- להצביע על הישארות רגועה וגם להיות דיפלומטי עומד על דעתך.
- מאמר זה באמת עזר לי לערוך התייעצות עם ממשלת המחוז והממשלה הלאומית, מכיוון שאני מאמן להתמקד במשא ומתן עם חברי המחלקה.
- זה יעזור ליחסי העבודה שלי וכיצד להתמודד עם אנשים באופן כללי.
- זה עזר לי ברצינות כדי שאוכל להיות יותר מקצועי בכל דבר.
- מועיל מאוד, כי אני חוקר!
- זה עזר מאוד לארוס שלי שלעולם לא ייסוג בשום ויכוח שהוא, אם הוא צודק או לא בסדר.
