כיצד להקצות משאבים בפרויקט של מיקרוסופט?
הידע כיצד להקצות משאבים ב- Microsoft Project יעזור לך לשמור על השליטה בפרויקט שלך מתחילתו ועד סופו.
Microsoft Project הוא יישום תוכנה לניהול פרויקטים שממותג תחת חבילת Microsoft Office. היישום מאפשר למשתמשים לשלוט בכל ההיבטים של ניהול פרויקט, כולל תקצוב, תזמון וניהול משאבים. מסיבה זו, נעשה שימוש רב בתוכנה בענפי הבנייה וההנדסה. אחד החלקים החשובים ביותר אך לעתים קרובות מתעלמים מתהליך ניהול הפרויקט הוא הקצאת משאבים כראוי. לאחר יצירת לוח זמנים של פרויקט, בדרך כלל יהיה צורך לשנות אותו כדי להימנע מהקצאת יתר של משאב מסוים (למשל, קבלן משנה), מה שיגרום לקיום לוח הזמנים. הידע כיצד להקצות משאבים ב- Microsoft Project יעזור לך לשמור על השליטה בפרויקט שלך מתחילתו ועד סופו.
- 1שקול את זמינות המשאבים בעת הערכת משך המשימות. שלב זה הוא מכריע אך לעתים קרובות מתעלמים ממנו. יש להתחשב במשאבים במהלך בניית לוח הזמנים, ולא רק לאחר מכן. שימו לב במיוחד למשימות במקביל (אלה שקורות במקביל) המשתמשות באותם משאבים. למשל, אתה יכול להניח בצדק כי הן הפנים ואת הקירות החיצוניים של הבניין יכול להיות ממוסגרת בעת ובעונה אחת. אם יש לך רק נגר אחד בפרויקט, זה לא יהיה אפשרי.
- התחל את אומדני משך המשימות שלך על ידי הערכת המספר הכולל של שעות העבודה הדרושות להשלמת המשימה. על ידי התמקדות בשעות עבודה ולא בסך ימי עבודה, אתה לוקח בחשבון כמה משאבים יהיה צורך.
- 2צור וארגן את כל המשאבים שלך. הדרך הטובה ביותר לשמור על מאורגני המשאבים שלך היא באמצעות דף המשאבים. כדי לגשת לגיליון זה, לחץ על תפריט "תצוגה" ובחר "גיליון משאבים". וודא שלכל המשאבים שלך יש שמות ברורים, וודא שאתה מציין לפחות את סוג המשאב.
- משאבי "עבודה" הם השימושיים ביותר, ויש להשתמש בהם כדי לסווג אנשים שיבזבזו זמן בעבודות על משימות. בפרויקט קטן, משאב מסוג זה יכול להתייחס לכל אחד מחברי הצוות בשמו. בפרויקט גדול יותר, משאב זה יכול להיות ציין קבלני משנה שונים.
- משאבי חומר "צריכים להתייחס לחומרים שמתרגלים במהלך העבודה, כמו עץ, מסמרים ובנזין.
- יש להשתמש במשאבי "עלות" כדי לעקוב אחר משאבים ששיעור העלות שלהם ברור להם. ניתן לעקוב אחר התעריף היומי להשכרת מנוף או קרוואן שטח כמשאב עלות.
- 3הקצה כל משימת עבודה למשאב. לאחר יצירת לוח הזמנים בתצוגת התרשים Gantt, יהיה עליך לציין אילו משאבים משויכים לכל משימה. לשם כך, מצא את שורת המשימה בחלונית השמאלית ולחץ על התא בעמודה "משאבים". תפריט נפתח יופיע עם כל המשאבים שיצרת. בחר את המשאב המתאים; למשל, למשימה בשם " גופי תאורה חוטים " ניתן להקצות את המשאב "חשמלאי".
יש להשתמש במשאבי "עלות" כדי לעקוב אחר משאבים ששיעור העלות שלהם ברור להם. - 4בדוק את הקצאת המשאבים בתצוגת גרף המשאבים. לאחר יצירת לוח הזמנים שלך והקצאת משאבים, תוכל לבדוק הקצאת יתר. לשם כך לחץ על "תצוגה" ובחר "תרשים משאבים". תהיה לך אפשרות לבחור כל משאב ולהציג את הקצאתו לאורך הפרויקט. כל יום עבודה מוצג לאורך הציר האופקי, ושימוש במשאבים בא לידי ביטוי באחוזים לאורך הציר האנכי.
- כל נקודה בה משאב עולה על שימוש בשיעור של 100 אחוז מייצגת הקצאת יתר (כלומר המשאב אינו יכול לבצע את כל המשימות שהוקצו לו בזמן הנתון). הקצאת יתר מיוצגת באדום. כדי לתקן זאת, הגדל את משך המשימות, הקצה יותר משאבים למשימות, או העבר משימות במקביל כדי ליצור פחות חפיפה.
- כל נקודה בה נעשה שימוש במשאב מעט מאוד עשויה להצביע על הקצאת תת יעיל. שקול להקטין את משך המשימות או להשתמש בפחות משאבים כוללים.
- כלול תמיד את האנשים שיבצעו את העבודה בתהליך הערכת משך הזמן. זה בדרך כלל מגביר את הדיוק ומשפר את המורל.
- מחשב
- פרויקט מיקרוסופט
קרא גם: איך לדחוף בכלים מקצועיים?
שאלות ותשובות
- האם ניתן להקצות יותר מ- 100% מהזמן של סוג משאבים ספציפי למשימה אם יש לי יותר מאחד מאותם משאבים זמינים?כן. אם אתה משתמש בתכונה "מאמץ מונע", ככל שמשתמשים יותר לביצוע משימה מקצרים את הזמן המותר.
