כיצד ליצור מבנה תיקיות במחלקת IT המשתמשת ב- ITIL?

צור תיקיה משותפת. התיקיה הראשונה צריכה להיות משותפת לכל עובדי ה- IT ויכולה להכיל מידע על לוחות שנה משותפים, מבוא לעובדים חדשים, תפקיד מחלקת IT, מאגר מידע על אוצר מילים משותף, בעלי עניין חיצוניים קשורים ואנשי הקשר שלהם (שם החברה, תפקיד, כתובות וטלפונים.). ניתן לקרוא לתיקייה זו "כללי" או "נפוץ".

הוסף תיקיית ניהול. תיקייה שנייה זו צריכה להיות מוקדשת למנהלי המחלקה; לכן, הוא צריך לכלול תיאורי תפקידים, תכניות, דוחות ומסירות. ניתן לקרוא לתיקייה זו "ניהול", "ממשל" ו"הנהגה "וכן הלאה.

הכינו תיקייה למסמכים רשמיים. בחלק מהחברות יש מקום מיוחד למסמכים הפורמליים שאושרו (מודלים, נהלים, כללים, הוראות וחומרי הדרכה). אם אין מקום כזה, התיקיה השלישית יכולה להיות אחראית עליו, ושמה "מסגרת", "אושרה" או "רשמית". שימו לב, לתיקיה זו חייבות להיות זכויות גישה "קריאה בלבד".

כלול תיקייה לפרויקטים. הוא יכול להכיל תיקיות משנה של כל הפרויקטים שבוצעו בתוך המחלקה וניתן לכנות אותו כ"פרויקטים ".

השתמש בתיקיות הבאות לכל התהליכים הדרושים. אלה יכולים להיות מוקדשים לכל תהליך ITIL שקיים במחלקה; לדוגמא, ניהול שינויים, ניהול בעיות וכו '. במקרים מסוימים ניתן לקבץ אותם לפי אזורים: מבצע, מעבר וכן הלאה. תיקיות תהליך יכולות לכלול כל תיקיות הדרושות לשימוש בתהליך, כמו פרוטוקול פגישה, דוחות, בקשות, בעיות וכו '.