כיצד לבצע חשבוניות במילה?
1. פתח את Word.
2. לחץ על קובץ.
3. לחץ על חדש.
4. הקלד "חשבונית" בחיפוש ולחץ על Enter.
5. בחר תבנית ולחץ על ' צור '.
6. מלא את השדות.
7. הדפס או שלח את החשבונית בדוא"ל.
ראה כיצד ליצור טבלה פשוטה ב- Microsoft Word כדי להתחיל עם טבלאות.
מדריך זה מלמד כיצד להשתמש ב- Microsoft Word ליצירת חשבונית חיוב. חשבונית היא רשימה מפורטת של מוצרים שנמכרו או שירותים שניתנו בהם תוכלו להשתמש כדי לחייב את הלקוחות שלכם. הדרך הפשוטה ביותר להתחיל בעבודה היא להשתמש באחת מתבניות החשבוניות החינמיות של מיקרוסופט, אך ניתן גם ליצור אחת ממסמך ריק.
שיטה 1 מתוך 2: הורדת תבנית בחינם
- 1פתח את Microsoft Word עבור Windows או Macos. תמצא אותו בתפריט התחל תחת משרד Microsoft במחשב אישי, ובתיקיית היישומים ב- Mac.
- השתמש בשיטה זו כדי לבנות במהירות ובקלות חשבונית מתבנית שהוכנה מראש. תבניות חוסכות לך את הצורך להבין מה לכלול, אך ניתן להתאים אותן בהתאם לצרכים שלך.
- ניתן גם להוריד תבניות Word בחינם מאתר התבניות של Microsoft Office. עדיף לא להוריד תבניות מאתרים אחרים, מכיוון שחלקן עשויות להכיל וירוסים.
- 2אתר את סרגל חיפוש התבניות ובחר חדש. פתיחת Word אמורה להציג את המסך "חדש" באופן אוטומטי - מסך זה אומר "חדש" בחלק העליון ומציג סרגל חיפוש עם הטקסט "חפש תבניות מקוונות" בפנים. אם אינך רואה את סרגל החיפוש הזה, לחץ על תפריט קובץ בפינה הימנית העליונה, ואז בחר חדש כדי להעלות אותו.
- 3הקלד invoice לסרגל החיפוש ולחץ ↵ enter. תופיע רשימת תוצאות תואמות.
- 4לחץ על חשבונית כדי לראות תצוגה מקדימה. גרסה גדולה יותר של החשבונית תופיע יחד עם תיאור קצר.
- אם תחליט לא להשתמש בתבנית, לחץ על ה- X בחלק העליון של החלון כדי לחזור לרשימה.
- כמה אפשרויות נחמדות ופשוטות הן חשבונית (נצחית) וזו הנקראת פשוט חשבונית.
כיצד אוכל לשמור חשבונית כמסמך או כקובץ PDF במקום תבנית? - 5לחץ על צור כדי להשתמש בתבנית. זה נמצא בחלון התצוגה המקדימה של התבנית. זה מוריד את התבנית ופותח אותה אוטומטית.
- 6החלף את המידע שמולא מראש במידע שלך. בדרך כלל כל שדה מכיל טקסט שנועד להנחות אותך במילוי החשבונית. אתה יכול פשוט ללחוץ על העכבר לפני מעט מידע, ללחוץ על ← Backspaceאו Delete להיפטר ממה שיש, ולהקליד מידע משלך.
- בנוסף למילוי החסר, תוכלו להוסיף לחשבונית גם פרטים נוספים, כמו לוגו, שדה נוסף או קווים וצבעים מיוחדים.
- 7שמור את החשבונית שהושלמה. לשם כך, לחץ על תפריט קובץ, בחר שמור בשם ולאחר מכן שמור את הקובץ במיקום הרצוי במחשב שלך. לאחר שיצרת את החשבונית, תוכל להדפיס או לשלוח אותה בדוא"ל ללקוחות שלך.
שיטה 2 מתוך 2: יצירת חשבונית מאפס
- 1פתח את Microsoft Word עבור Windows או Macos. תמצא אותו בתפריט התחל תחת משרד Microsoft במחשב אישי, ובתיקיית היישומים ב- Mac.
- השתמש בשיטה זו אם ברצונך לעצב חשבונית מאפס. שיטה זו מתאימה ביותר למי שבקיא בשימוש בתכונות Word, כולל יצירת כותרות וטבלאות.
- לפני שתיצור תבנית משלך, בדוק כמה דוגמאות חשבוניות מקוונות לפני שתתחיל. אם החשבונית היא ספציפית לעסק שלך, נסה לחפש סוג של העסק שלך ואת המילים "החשבונית מדגם" עבור דוגמאות ספציפיות (למשל, חשבונית הרופא דגימה, סופר עצמאי מדגם החשבונית).
- 2לחץ על מסמך ריק במסך "חדש". אם אינך רואה את המסך "חדש", לחץ על תפריט קובץ ובחר חדש כעת.
- 3צור כותרת חשבונית. כותרת הכוללת את שם העסק שלך, פרטי יצירת הקשר והמילה "חשבונית" אמורה להופיע איפשהו בסמוך לראש המסמך. אתה יכול לעצב ולעצב מידע זה בכל דרך שתרצה, אך נסה לשמור עליו פשוט ועקבי עם החומרים העסקיים האחרים שלך.
תאריך ההנפקה ותאריך היעד (אם רלוונטי) צריך להיות גלוי בחלקו העליון של המסמך, רצוי קרוב מאוד למילה "חשבונית". - 4הצג את תאריכי החשבונית. תאריך ההנפקה ותאריך היעד (אם רלוונטי) צריך להיות גלוי בחלקו העליון של המסמך, רצוי קרוב מאוד למילה "חשבונית".
- כדי להכניס את התאריך של היום במהירות, לחץ על הכרטיסייה INSERT בחלק העליון של Word, לחץ על תאריך ושעה ואז בחר פורמט תאריך. הקפד להסיר את הסימון מ " עדכון אוטומטי התיבה" ולכן ייתכן שהתאריך אינו משתנה בכל פעם שמישהו פותח את הקובץ.
- 5מספר את החשבונית. כל חשבונית צריכה להכיל מספר ייחודי (ברצף) עבור הרשומות שלך. הרצף יכול להיות גלובלי (לכל הלקוחות) או לכל לקוח. אתה יכול להוסיף את זה לכותרת אם תרצה בכך, אבל זה באמת יכול להיות ממוקם בכל מקום.
- אם לכל לקוח יהיה רצף מספרי חשבוניות משלו, ייתכן שתרצה לכלול את שם הלקוח כחלק מהמספר (למשל, guide1, guide2 אם הלקוח הוא מדריך).
- 6הוסף את כתובת הלקוח או את פרטי יצירת הקשר. הקדימו זאת במילה "To" (או משהו דומה) שמבהיר מי מואשם.
- יתכן שתרצה להפנות את החשבונית ישירות לאדם ספציפי בחברה, או למחלקת חשבונות חייבים.
- 7צור רשימה מפורטת של מוצרים שנמכרו או שירותים שניתנו. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא על ידי יצירת טבלה עם מספר שורות ועמודות בשם. ראה כיצד ליצור טבלה פשוטה ב- Microsoft Word כדי להתחיל עם טבלאות.
- צור עמודות עבור כמות, שם פריט / שירות או תיאור, מחיר יחידה / תעריף ומחיר כולל עבור הכמות שנרכשה. הקפד לתייג עמודות אלה בכותרות בכדי שהלקוח יבין את החיובים.
- 8הצג את סכום החיוב הכולל. זה אמור להופיע ממש מתחת לרשימת החיובים המפורטים, רצוי בסגנון מודגש כך שיהיה קל לראות.
- אם אתה גובה מס מכירה, עליך להציג סכום משנה של החיובים המפורטים, כאשר המס מופיע תחתיה, עם האחוז משמאל לסכום הדולר, ואז הסכום המתואם מתחתיו.
- בדוק שוב את המתמטיקה שלך כדי לוודא שהיא מדויקת.
- 9כלול את תנאי התשלום. תוכל להציג את תנאי התשלום מעל או מתחת למידע החיוב. תנאי התשלום הנפוצים הם "לתשלום עם קבלה", "לתשלום תוך 14 יום", "לתשלום תוך 30 יום" או "לתשלום בתוך 60 יום".
- ייתכן שתרצה לכלול תזכיר בתחתית המכסה אמצעי תשלום, מידע כללי, או סתם תודה ללקוח על השימוש בשירותים שלך.
כותרת הכוללת את שם העסק שלך, פרטי יצירת הקשר והמילה "חשבונית" אמורה להופיע איפשהו בסמוך לראש המסמך. - 10שמור את החשבונית שהושלמה. לשם כך, לחץ על תפריט קובץ, בחר שמור בשם ולאחר מכן שמור את הקובץ במיקום הרצוי במחשב שלך. לאחר שיצרת את החשבונית, תוכל להדפיס או לשלוח אותה בדוא"ל ללקוחות שלך.
- לאחר ששמרת מסמך חשבונית, תוכל להשתמש בו כתבנית ליצירת חשבוניות אחרות באמצעות האפשרות "חדש מקיים" בעת יצירת חשבונית חדשה. ניתן גם לשמור את המסמך כתבנית.dot או.dotx לשימוש עתידי בתבנית.
- דרך נוספת להציג את החיוב ואת המידע הכולל היא להגדיר אותו בחוברת עבודה של Microsoft Excel ואז להדביק קישור אליו בחשבונית ה- Word שלך. בכל פעם שאתה מעדכן את הגיליון האלקטרוני, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הגיליון האלקטרוני המוטבע ובחר באפשרות "עדכן קישור" כדי לראות את השינויים.
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לשמור חשבונית כמסמך או כקובץ PDF במקום תבנית?ב- Word קיימת אפשרות 'שמירה בשם...' שנמצאת בתפריט קובץ (או בלחצן Office רק בשנת 2007). משם תוכל לבחור לשמור כמסמך רגיל, או כקובץ PDF אם אתה משתמש ב- 2007 ואילך. תוכל גם לשנות את סוג הקובץ בעת בחירת מיקום לשמירת החשבונית שלך.
