כיצד להמיר מילה ל- Excel?
אם יש לך רשימת נתונים ב- Word, אתה יכול להמיר אותם לפורמט טבלה ב- Word ואז להעתיק במהירות את הטבלה ל- Excel.
אם אתה צריך להעביר רשימה או טבלת נתונים מ- Word ל- Excel, אינך צריך להעתיק ולהדביק כל פיסת מידע בודדת בתא משלה בגיליון האלקטרוני. על ידי עיצוב נכון של מסמך Word שלך תחילה, תוכל לייבא בקלות את המסמך כולו ל- Excel בכמה לחיצות בלבד.
שיטה 1 מתוך 2: המרת רשימה
- 1הבן כיצד יומר המסמך. כאשר אתה מייבא מסמך ל- Excel, תווים מסוימים ישמשו כדי לקבוע אילו נתונים נכנסים לכל תא בגיליון האלקטרוני של Excel. על ידי ביצוע מספר שלבי עיצוב לפני הייבוא, תוכל לשלוט כיצד מופיע הגיליון האלקטרוני הסופי ולמזער את כמות העיצוב הידני שעליך לבצע. זה שימושי במיוחד אם אתה מייבא רשימה גדולה ממסמך Word ל- Excel.
- שיטה זו עובדת בצורה הטובה ביותר כאשר יש לך רשימה של מספר ערכים, כל אחד מעוצב זהה (רשימת כתובות, מספרי טלפון, כתובות דוא"ל וכו ').
- 2סרוק את המסמך לאיתור שגיאות עיצוב. לפני שתתחיל בתהליך ההמרה, תרצה לוודא שכל רשומה מעוצבת באותו אופן. המשמעות היא תיקון שגיאות פיסוק או ארגון מחדש של ערכים שאינם תואמים את השאר. זה יבטיח כי הנתונים יועברו כראוי.
- 3הצג את תווי העיצוב במסמך המילים שלך. הצגת תווי העיצוב הנסתרים בדרך כלל תעזור לך לקבוע את הדרך הטובה ביותר לפצל את הערכים. אתה יכול להציג אותם על ידי לחיצה על כפתור "הצג / הסתר סימני פסקאות" בכרטיסיה בית או על ידי לחיצה על Ctrl+ ⇧ Shift+ *
- ברוב הרשימות יהיה סימן פיסקה אחד בסוף כל שורה, או אחד בסוף השורה ואחד בשורה הריקה בין הערכים. תשתמש בסימנים כדי להוסיף את התווים המשמשים את Excel כדי להבדיל בין התאים.
הצג את תווי העיצוב במסמך המילים שלך. - 4החלף את סימני הפסקאות בין כל ערך כדי להיפטר מרווח נוסף. Excel ישתמש ברווח בין הערכים כדי לקבוע את השורות, אך יהיה עליך להיפטר מכך לעת עתה כדי לסייע בתהליך העיצוב. אל דאגה, תוסיף אותו עוד מעט. זה עובד הכי טוב כשיש לך סימן פיסקה אחד בסוף ערך ואחד ברווח בין הערכים (שניים ברצף).
- לחץ על Ctrl+ H כדי לפתוח את החלון מצא והחלף.
- הקלד ^p^p לשדה מצא. זהו הקוד לשני סימני פסקאות ברצף. אם כל ערך הוא שורה בודדת ואין שורות ריקות ביניהם, השתמש ^p במקום זאת במקום אחד.
- הזן תו תוחם בשדה החלף. וודא שלא מדובר בתו המופיע בשום מקום במסמך, כגון ~.
- לחץ על החלף הכל. תוכלו לשים לב שהערכים עשויים לשלב את עצמם, אך זה לא דאגה כרגע כל עוד התו התוחם נמצא במקום הנכון (בין כל ערך)
- 5הפרד כל ערך לשדות נפרדים. כעת, כאשר הערכים שלך מופרדים כך שהם מופיעים בשורות הבאות, תרצה להגדיר אילו נתונים יופיעו בכל שדה. לדוגמא, אם כל ערך הוא שם בשורה הראשונה, כתובת רחוב בשורה השנייה ומדינה ומיקוד בשורה השלישית, תוכל
- לחץ על Ctrl+ H כדי לפתוח את החלון מצא והחלף.
- הסר את אחד ^p הסימנים בשדה מצא.
- שנה את התו בשדה החלף לפסיק ,.
- לחץ על החלף הכל. זה יחליף את סמלי הפסקה הנותרים עם מפריד הפסיקים, אשר יפריד בין כל שורה לשדה.
- 6החלף את תו התיחום כדי לסיים את תהליך העיצוב. לאחר שביצעת את שני השלבים 'מצא והחלף' לעיל, הרשימה שלך כבר לא תיראה כמו רשימה. הכל יהיה באותו קו, עם פסיקים בין כל פיסת נתונים. שלב אחרון זה של חיפוש והחלפה יחזיר את הנתונים לרשימה תוך שמירה על הפסיקים שמגדירים את השדות.
- לחץ על Ctrl+ H כדי לפתוח את החלון מצא והחלף.
- הזן ~(או כל דמות שבחרת במקור) בשדה מצא.
- היכנס ^p לשדה החלף.
- לחץ על החלף הכל. זה ישבור את הערכים שלך לקבוצות בודדות המופרדות באמצעות פסיקים.
- 7שמור את הקובץ כקובץ טקסט רגיל. כעת, לאחר שהעיצוב שלך הושלם, תוכל לשמור את המסמך כקובץ טקסט. זה יאפשר ל- Excel לקרוא ולנתח את הנתונים שלך כך שיעברו בשדות הנכונים.
- לחץ על הכרטיסייה קובץ ובחר "שמור בשם".
- לחץ על התפריט הנפתח "שמור כסוג" ובחר "טקסט רגיל".
- תן שם לקובץ כפי שאתה מעדיף ולחץ על שמור.
- אם מופיע חלון המרת הקבצים, פשוט לחץ על אישור.
- 8פתח את הקובץ ב- Excel. כעת כששמרתם את הקובץ בטקסט רגיל, תוכלו לפתוח אותו ב- Excel.
- לחץ על הכרטיסייה קובץ ובחר פתח.
- לחץ על התפריט הנפתח "כל קבצי Excel " ובחר "קבצי טקסט".
- לחץ הבא> בתוך חלון אשף ייבוא הטקסט.
- בחר "פסיק" ברשימת המפריד. אתה יכול לראות כיצד יופרדו הערכים בתצוגה המקדימה בתחתית. לחץ על הבא>.
- בחר את פורמט הנתונים עבור כל אחת מהעמודות ולחץ על סיום.
זה שימושי במיוחד אם אתה מייבא רשימה גדולה ממסמך Word ל- Excel.
שיטה 2 מתוך 2: המרת טבלה
- 1הכינו טבלה במילה עם הנתונים שלכם. אם יש לך רשימת נתונים ב- Word, אתה יכול להמיר אותם לפורמט טבלה ב- Word ואז להעתיק במהירות את הטבלה ל- Excel. אם הנתונים שלך כבר בפורמט טבלה, דלג למטה לשלב הבא.
- בחר את כל הטקסט שברצונך להמיר לטבלה.
- לחץ על הכרטיסיה הוספה ואז לחץ על כפתור הטבלה.
- בחר " המר טקסט לטבלה".
- הזן את מספר השורות לכל רשומה בשדה "מספר עמודות". אם יש לך שורה ריקה בין כל רשומה, הוסף אחת לסך הכל.
- לחץ על אישור.
- 2בדוק את עיצוב הטבלה שלך. Word ייצור טבלה על סמך ההגדרות שלך. בדוק זאת פעמיים כדי לוודא שהכל נמצא במקום שהוא צריך להיות.
- 3לחץ על כפתור "+" הקטן שמופיע בפינה השמאלית העליונה של הטבלה. זה יופיע כאשר אתה מעביר את העכבר מעל השולחן. לחיצה על זה תבחר את כל הנתונים בטבלה.
- 4לחץ . Ctrl+ C להעתיק את הנתונים. ניתן גם ללחוץ על כפתור "העתק" בכרטיסיה בית.
- 5פתח אקסל. לאחר העתקת הנתונים, ניתן לפתוח את Excel. אם ברצונך להכניס את הנתונים לגיליון אלקטרוני קיים, טען אותם. מקם את הסמן בתא שתרצה שיופיע התא השמאלי העליון של הטבלה.
על ידי עיצוב נכון של מסמך ה- Word הראשון, תוכל לייבא בקלות את המסמך כולו ל- Excel בכמה לחיצות בלבד. - 6לחץ . Ctrl+ V להדבקת הנתונים. התאים הבודדים מטבלת Word ימוקמו לתאים נפרדים בגיליון האלקטרוני של Excel.
- 7פצל את העמודות שנותרו. תלוי בסוג הנתונים שאתה מייבא, ייתכן שיהיה עליך עיצוב נוסף. לדוגמה, אם אתה מייבא כתובות, העיר, קיצור המדינה והמיקוד עשויים להיות באותו תא. אתה יכול לקבל את Excel לפצל אותם באופן אוטומטי.
- לחץ על כותרת העמודה של העמודה שברצונך לפצל כדי לבחור את העמודה כולה.
- בחר בכרטיסייה "נתונים" ולחץ על כפתור "טקסט לעמודות".
- לחץ על הבא> ואז בחר את "פסיק" בשדה מפרידים. אם אתה משתמש בדוגמה שלעיל, פעולה זו תפריד את העיר מקיצור המדינה והמיקוד.
- לחץ על סיום כדי לשמור את השינויים.
- בחר את העמודה שעדיין יש לפצל וחזור על התהליך, ובחר "רווח" במקום "פסיק" כמפריד. זה יפריד בין קיצור המדינה למיקוד.
