כיצד לנהל מסמכים ב- Mac?

שיהיה לך מיקום מרכזי שבו אתה שומר את המסמכים שלך. היכן אתה שומר את המסמכים והקבצים שלך? קל לשמור קובץ על שולחן העבודה, או כל תיקיה אחרת בהישג יד, עם זאת, זה יהיה סיוט אם תשוב לקבצים בפעם הבאה. לכן, הדבר הראשון הוא לאחסן מסמכים במקום אחד בו תמיד תאחסן את המסמכים. אפילו זה עולה כמה קליקים נוספים. בכך ביססת את היסוד של מסמך הניהול ב- Mac.

להיות מסוגל לאחזר אותם. סימון ואחזור, הגורם השני למסמך הניהול ב- Mac. על מנת לוודא שתוכל למצוא את הקבצים שלך בכל עת שתזדקק להם, הכנת סמל היא חיונית, ובכן, עבור משתמשי ה- Mac, 'זרקור' הוא קל מספיק כדי למצוא הכל, כמו כותרות, תאריך יצירת קובץ וכו '. מה עוד, 'מטא נתונים' עוזר מאוד. 'נתוני מטא' מכילים שפע של מידע המסמך, כמו נושא, מחברים, סוג, זמן, גודל או ISBN וכו '. למידע מטא זה, אתה יכול להשתמש בו לצורך חיפוש הפניות באמצעות תוכנת ניהול המסמכים. באמצעות ה- 'DMS' ו'נתוני המטא ', אתה יכול למצוא את הקבצים שלך לפי נושא, סוג, גודל, תאריך או אפילו כל מילת מפתח בתוכן! קל באותה מידה כמו שימוש באור זרקורים!

יש ביטחון. כיצד להבטיח את יצירתך או את הקבצים האישיים שלך באופן פיראטי, או להתפרסם בכל מקום באינטרנט? ישנן שתי שיטות שיכולות לעשות זאת. אתה יכול לשנות את ההרשאה תחת השימוש בקובץ. לחלופין, תוכלו להכניס זאת לתיקיית האבטחה של תוכנת ניהול המסמכים, אותה ניתן לפתוח את התיקיה רק באמצעות הסיסמה האישית שלכם.

יש שיטת הפצה. "ההפצה", כעסק או פרויקט של ימינו, איננו יכולים לשמור את היצירות שלנו ב- Mac שלנו, אלא עלינו לפרסם או לשלוח את המסמכים לקרובי משפחה אחרים. כיצד להעביר את עבודתנו לאחרים בצורה בטוחה ונכונה הוא אחד ההיבטים החשובים במערכת ניהול המסמכים. בדרך כלל ישנן שלוש שיטות שונות: 1).הדפסה; 2) רשת; 3). עותק קשה. והדרך הנוחה, המהירה והידידותית ביותר לסביבה היא לשתף את הרופא שלך לפי רשת. ישנם שירותי שיתוף אינטרנט מפורסמים רבים בחינם, כמו Google doc ו- slideshare.com. יתרה מכך, לשתף את הקבצים ברשת מקומית או משרדית נדרש גם כן. בדרך כלל, עם רשימת שיתוף חכמה ב תוכנת ניהול מסמכים טובה תומך בכל אמצעי הפלט ושיטות.